Hast Du Deine Strukturen im Griff?

Gastartikel von Andrea Giesler

Möchtest Du Fehler vermeidenZeit sparen? Und vielleicht das ein oder andere delegieren? Möchtest Du Deine Strukturen im Griff haben?

Ja, ich auch. Wer will das nicht!

Und das ist möglich! Mit guten Strukturen und einer guten Organisation.

Wie Strukturen Dein Leben erleichtern können

Gar nicht so selten höre ich so etwas wie: Strukturen? Prozesse? Was soll ich da verbessern? Ich weiß gar nicht so genau, ob ich Strukturen habe.

Hmm, wenn Du etwas häufiger wiederholst, dann lohnt es sich über Strukturen und Prozesse nachzudenken. Und mit häufiger meine ich jetzt nicht unbedingt täglich. Es gibt Dinge, die fallen nicht oft an, aber immer wieder. Sieh Dir nur Deine Umsatzsteuer-Voranmeldung an. Oder Mitgliedsbeiträge, die Du jeweils zum Monatsbeginn von Deinen Kunden einziehst.

Hier jedes Mal das Rad neu zu erfinden ist wenig sinnvoll. Denn dadurch

  • kostet es unnötig Zeit,
  • wird fehleranfällig,
  • und Du kannst es nicht gut delegieren.

Zeit sparen

Die Zeit kostet es Dich dadurch, dass Du jedes Mal überlegen und Dir die Dinge zurecht suchen musst, die Du jetzt benötigst. Und das ist gerade bei den Aufgaben der Fall, die regelmäßig, aber zeitlich gesehen nicht häufig geschehen.

Das sind vielleicht die quartalsweise Steuer, die Jahressteuer oder jahreszeitliche Aktionen, die Du mit Deinem Unternehmen planst. Mein Aushängeschild sind keine Geschäftsräume. Ich habe meine Internetseite. Wenn ich daran z.B. eine Änderung vornehme, die ich lediglich für einen kurzen Zeitraum auf der Seite darstelle (z.B. zeitlich begrenzte Angebote), dann lege ich mir dafür einen Code-Schnipsel an. Wenn ich dann zu einem späteren Zeitpunkt wieder ein Angebot online stellen möchte, dann nehme ich diesen Code, passe ihn an und ruck zuck ist alles online.

Bei meiner Steuer z.B. weiß ich, was ich zum Jahresende alles vorliegen haben muss. Deshalb lege ich mir einen Ordner mit den entsprechenden Trennblättern an. Sobald mir das Jahr über etwas in die Finger gerät, was ich für meine Steuerabrechnung benötige, hefte ich es in die entsprechende Rubrik ab. So sehe ich am Jahresende, was mir eventuell noch fehlt. Und den Rest habe ich bereits beisammen und spare Zeit.

Beides – das Sichern des vorbereiteten Codes und das Vorsortieren und Sammeln meiner Unterlagen – spart Zeit und vermeidet Fehler. Womit wir beim nächsten Punkt sind.

Fehler vermeiden

Durch das geordnete, strukturiert Vorgehen ersparst Du Dir Fehler. Wie oben bereits dargestellt verhinderst Du zum Beispiel, dass Du Deine Steuerunterlagen unvollständig abgibst. Durch den Code-Schnipsel, den ich mir gesichert habe verhindere ich, dass ich mir etwas Neues zusammenstellen muss, was dann vielleicht nicht so aussieht oder funktioniert wie ich mir das vorstelle (Code kann manchmal echt nervig sein. Aller schönen Logik zum Trotz…).

Du vermeidest auch Fehler anderer. Wenn Du nämlich Deine Ablage so gut strukturiert und vorbereitet hast, dann kann das im Zweifel auch jemand anderes für Dich übernehmen. Beziehungsweise Du kannst jemand anderen viel schneller anleiten, etwas für Dich zu übernehmen. Auf zum nächsten Punkt.

„Den größten Fehler, den man im Leben machen kann, ist, immer Angst zu haben, einen Fehler zu machen.“ Dietrich Bonhoeffer 

Aufgaben delegieren

Stell Dir vor, Du hast Deine Ablage organisiert und klar beschriftet. Oder Du hast einen Prozess zum Einzug von Mitgliedsbeiträgen Deiner Kunden eingerichtet. Oder Du hast einen Prozess zur Vorbereitung Deiner Seminare beschrieben.

Und jetzt möchtest Du einfach mal zwei Wochen Urlaub machen. Panik? Nein, jetzt nicht mehr. Denn nun kannst Du Deine Prozesse ganz anders delegieren.

Es ist ein Unterschied, ob Du Deiner Angestellten einen ungeordneten Stapel Zahlungseingänge ohne jedes Wort hinlegst und weg fährst. Oder ob Du einen Prozess zur Kontrolle und Verwaltung der Mitglieder hast, den Du erklären kannst.

Einmal erklärt ist es dann nämlich auch kein Drama mehr, wenn Du mal zwei Tage krank im Bett bleiben musst.

Optimieren kannst Du das Ganze noch, indem Du den Prozess kurz in ein Paar Worten und Arbeitsschritten schriftlich festlegst. Ist Deine Vertretung etwas unsicher, dann reicht ein Blick in die Beschreibung und sie kann weiter arbeiten.

Und wie sieht es bei Dir aus?

Hast Du Deine Strukturen im Griff? Erzähl mir von Deinem Vorgehen und Deinen Erfahrungen in den Kommentaren.

AndreaGieslerAndrea Giesler ist StrukturStrategin und Coach.

Sie hilft kreativen Menschen und Selbstständigen dabei, ihre Organisation und die Prozesse in den Griff zu bekommen, so dass sie wieder mehr Zeit mit ihrer kreativen Arbeit verbringen können.

Informationen erhältst Du unter www.AndreaGiesler.de

 

 

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26 Kommentare, sei der nächste!

  1. Hmmmm, ich fühle mich ertappt, denn ich weiß es eigentlich, dass ich es besser organisieren möchte, doch das fällt mir unheimlich schwer. Ich habe eher das „kreative Chaos“. Mir fehlt einfach noch die richtige Struktur, das richtige „Ablagesystem“. Ich habe schon mehrere Dinge ausprobiert, doch immer noch nicht genau das Richtige gefunden.
    So ist alles ein wenig verteilt. Aber ich bin dran 🙂
    Das mit den Beschreibungen ist wirklich eine gute Idee, quasi Qualitätsmanagement.
    Ich glaube, das werde ich in Angriff nehmen, denn so langsam wird alles bei mir etwas unübersichtlich.
    Vielen Dank für die Anregung
    mit herzlichen Grüßen
    Barbara

    1. Liebe Barbara,
      ja, Du hast das richtig erkannt: die Beschreibungen gehen schon in Richtung Qualitätsmanagement. Es ist klar zu erkennen, dass Du bereits weißt, dass Du Strukturen benötigst. Aber ich weiß aus der Erfahrung in der Beratung von Kunden auch, wie schwer das vielen Menschen fällt.
      Setze Dir klare Ziele und Termine und gehe die ersten Schritte.
      Viel Erfolg.
      Liebe Grüße, Andrea

  2. Hallo Andrea,

    ich lese deine Beiträge sehr gerne. Sie sind so klar, so gut strukturiert und sie vermitteln mir dann einfach auch diese Klarheit und dass ich das auch so hinbekomme. In manchem hapert es nämlich noch bei mir etwas mit der Struktur.
    Gut ich habe auch eine tolle Ablage, da bin ich richtig stolz 🙂 Aber trotzdem ist manches noch verbesserungsfähig.
    Danke für die Impulse.

    Liebe Grüße
    Silvia

    1. Liebe Silvia,

      das freut mich zu hören. Schön, dass meine Artikel helfen können 🙂

      Klar gibt es immer etwas zu verbessern. Auch Strukturen sollten nicht in Stein gemeißelt sein. Wenn Du bereits eine gute Basis erstellt hast kannst Du darauf aufbauen.

      Liebe Grüße, Andrea

  3. Hallo Andrea!
    Herzlichen Dank für diesen Artikel. Gerne gebe ich Rückmeldung. Grundsätzlich (hähä…!) würde ich mich als einen strukturierten und strukturliebenden Menschen einschätzen. Je nach Lebensbereich ist meine tatsächliche Strukturgebung allerdings sehr differenziert. Virtuell am PC (Ablgen, Orderstrukturen, etwas wiederfinden) empfinde ich mich als recht durchstrukturiert. In meiner Arbeit als Angestellter versuche ich, die vorgegebenen Strukturen zu nutzen und einzuhalten. Was letztlich auch klappt, kleinere Chaosphasen (solange es sich in der Außenwirkung nicht bemerkbar macht) sind mit dabei. Zuhause – nun, da ist sie immerhin als Idee im Kopf. Da sind die Chaosphasen aber größer. Auch wenn ich letztlich immer wieder die Kurve kratze – ich bin noch nie im Chaos versunken oder mir ist irgendwas „durch die Lappen gegangen“. Aber es kostet dann oft Energie, das Chaos wieder aufzulösen. Wobei der Energiebedarf, um damit anzufangen (mich „aufzuraffen“) meist wesentlich größer ist als der dann tatsächlich folgende Arbeitaufwand (schwacher Trost…).

    Insofern unterstützt Dein Artikel mein anfangs beschriebenes Selbstbild. Und macht mir wieder einmal klar: „Im Grunde ist alles ganz einfch“ bzw. kann alles ganz einfach sein. Zumindest einfacher, als ich es mir oft mache.
    Danke!
    Michael

    1. Hallo Michael,

      das ist gar nicht so unüblich. Letztens habe ich mit einer Kundin gearbeitet, die als Angestellte die vorhandene Struktur nutzte und zu schätzen wusste.

      Aber in ihrer Selbstständigkeit hat sie keine Strukturen aufgebaut. Da der Erfolg mit der Selbstständigkeit zu wünschen übrig ließ ist sie dann auch in ihrer Selbstverwirklichung strukturierter vorgegangen.

      Einsicht ist der erste Schritt zur Besserung 🙂

      Liebe Grüße, Andrea

  4. Liebe Andrea,
    vielen Dank für diesen tollen Artikel. Alle beschriebenen Strukturen kenne ich von mir und übe seit Jahren Disziplin diese auch so einzuhalten. Dafür wurde ich oft als Griffelspitzer beschimpft oder ausgelacht.
    Doch als ich vor zwei Jahren kurzfristig meinen Job aufgeben mußte, denke ich waren alle froh über meine Organisation 🙂
    Herzliche Grüße
    Birgit

  5. Hallo Andrea,
    vielen Dank für die wunderbaren „Struktur“-Tipps. Gerade zur rechten Zeit, bin gerade Mitveranstalter eines neuen Workshopformates, werde Deine Anregungen für die Planung der Struktur, bzw. die Anordnung der einzelen Elemente nutzen.
    Hier noch ein kleiner Tipp, wie ich seit Jahren der Papierinfoflut für die ganze Familie begegne: Statt Stehordnern nutze ich gerne farbige Pultordner mit 24 einzelnen Fächern, einen für Privates (unterteilt in to do: Tag, Woche, Monat, Fächer für Rechnungen und Dinge zum Überwachen, Versicherungen, Hobbies, Kinder, jedes extra, Schule, Verein usw. ) das ist wunderbar praktisch, denn so muss ich keinen Berg nach etwas durchsuchen, sondern nur einen kleinen Stapel. Von Zeit zu Zeit (oft allerdings zu selten) forste ich dann mal durch und schmeisse wieder weg. Klingt jetzt super organisiert, allerdings passiert mir auch aus Zeitmangel mal die Ablage in das erste Fach (das heißt, muß noch einsortiert werden) und dort entsteht dann auch mal ein kleinerer Berg.

    Für Berufliches nutze ich auch solche Pultordner, wo es angebracht ist. z.B. für Projekte in der Planung, aber Vorsicht, da muß vorher die Struktur gut bestimmt werden, sonst wird auch nur ein Haufen Papier draus.
    Freu mich schon auf weiter Anregungen.
    herzlichen Gruß
    Manuela

    1. Liebe Manuela,

      schön, dass Du Dir Impulse für den kommenden Workshop mitnehmen kannst. Das freut mich zu hören.

      Die Idee mit den Pultordnern ist super. Danke fürs Teilen.

      Auch ich habe hin und wieder Stapel zu Hause liegen, die ich wegräumen muss 😉 Wirklich sehr, sehr wichtig ist, dass in diesem Stapel nichts liegt was anbrennt. Das dürfen nur Papiere der Sorte „kann weg“ oder „muss angeheftet werden“ sein.

      Liebe Grüße,
      Andrea

  6. Liebe Andrea
    ich lese immer gerne deine Artikel. Sie erinnern mich daran, strukturierter, fokussierter und disziplinierter zu sein. Mit einem zweiten beruflichem Standbein brach ein wenig Chaos über mich ein und mich hier und da ein wenig verzettelt. Glücklicherweise sind die Abläufe im 1. Standbein schon relativ strukturierter und organisiert, so dass ich dort nur ein wenig an den Schräubchen drehen musste, um mir mehr Luft zu verschaffen. Beim 2. Standbein merke ich, dass ich langsam auch etwas organisierter werde. Es braucht auch ein wenig Zeit, sich in andere Abläufe reinzufuchsen und diese dann zu strukturieren. Im Moment versuche ich Arbeiten zu bündeln, dass gelingt mir schon besser. Danke für deine Tipps und Gedankenanregungen 🙂
    Von Herzen liebe Grüße Veronika

    1. Liebe Veronika,

      vielen Dank für Deine liebes Feedback!

      Du hast zwei Vorteile: Du weißt, wie gut es ist, strukturiert zu arbeiten. Und Du hast mit dem ersten Standbein bereits eine „Vorlage“ wie Du es angehen kannst.
      Solange man dran bleibt und das Ziel vor Augen hat, hat man auch eine reelle Chance 🙂

      Liebe Grüße, Andrea

  7. Liebe Diana,
    liebe Andrea,

    ich danke euch für diesen Artikel.
    Bei mir ist das Thema „Struktur“ noch immer eine Baustelle.
    Ich gehöre zu den Ideenhelden, die im kreativen Chaos arbeiten. Dabei ist mir aber bewusst, wie wichtig Struktur ist, in welcher Form diese auch immer gelebt wird.

    Ganz gelingt es mir aber noch nicht, meine Arbeiten in eine Struktur bzw. in Prozesse abzuarbeiten. Auch wenn ich schon immer besser werde, gibt es noch viel Luft nach oben…

    Doch ich denke, dass eine Struktur von Ideenhelden vermutlich auf andere Mitmenschen wie Chaos wirken kann, obwohl es für einen Ideenheld schon strukturiert ist?!?

    Danke für die wertvollen Tipps und Hilfestellungen. Hilft mir sehr… Danke

    Alles Liebe
    Robert

    1. Liebe Alexandra,
      ganz einfach: ich arbeite an meiner WordPress Seite immer wieder mit HTML und PHP Code. Manchmal ist das „schlanker“ als ein Plugin und erfüllt den Zweck mindestens genauso gut.
      Als Backup oder wenn ich den Code temporär nicht benötige sicher ich mir diese Zeilen.
      Statt dann beim nächsten mal alles wieder neu zu schreiben und zurecht zu suchen greife ich auf die Vorlage zurück. 🙂
      Ein anderes Beispiel: Vorlagen für häufige Email-Antworten ablegen. Auch sehr zu empfehlen.
      Liebe Grüße,
      Andrea

  8. Liebe Andrea, danke für den Artikel, der mich dazu veranlasst, auch mal wieder genauer drüber nachzudenken, wo ich noch strukturieren und automatisieren kann. Denn die Zeit ist ja meist knapp 🙂 Außerdem will ich noch mehr delegieren. Und das geht wirklich besser, wenn man vorher durchdacht hat, was hinterher wirklich raus kommen soll…

    1. Liebe Sonja,
      da hast Du absolut recht. Bereits vor der Delegation sollte man sich Gedanken machen. Was und wie soll delegiert werden. Generell sollte man dabei erst einmal die einfachen, sich häufig wiederholenden Aufgaben abgeben.
      Viel Erfolg, Andrea

  9. Hallo Andrea,
    vor einer Weile habe ich deinen Rat, eine Abfolge von Arbeiten schriftlich zu fixieren damit das Delegieren besser klappt beherzigt und es funktioniert ganz gut. Danke dafür!
    Liebe Grüße, Anja

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